[Versi 2.0] Pengiraan Kerja Lebih Masa Secara Automatik Dalam Payroll (Overtime Automatic In Payroll)
Sistem MySyarikat akan membantu dalam mengira amaun Overtime Claim yang dipohon oleh pekerja dalam pemprosesan gaji. Pihak HR/Admin perlu tetapkan fungsi ini di System Setting > Payment > Overtime Setting
Sistem MySyarikat benarkan pihak HR/Admin untuk buat pilihan sama ada amaun Overtime Claim masuk ke dalam Payroll sahaja, Payment Voucher sahaja atau kedua-duanya sekali
Perlu diingatkan juga bahawa amaun gaji basic staf pada Employee Salary Table perlu disetkan juga. Jika amaun gaji basic tidak disetkan, permohon Overtime Claim akan menjadi RM0.00
Sebarang permohonan Overtime Claim akan terus dikira dalam payroll yang akan dimasukkan dalam bahagian Additional Item
Untuk Overtime Claim dalam Versi 2, terdapat 3 jenis pengiraan yang pihak HR/Admin boleh pilih.
Nota: From Application adalah mengikut Overtime Claim yang staf apply
Nota: By Policy adalah mengikut rate Overtime yang telah ditetapkan oleh pihak HR/Admin. Sistem akan paparkan semua rate Overtime Claim yang fixed & custom rate Overtime Claim yang pihak HR/Admin telah create pada System Setting > Claim > Overtime
Nota: Custom adalah pengiraan secara manual. Pihak HR/Admin boleh masukkan nilai Overtime Claim secara manual
Formula Pengiraan Overtime Dalam Sistem MySyarikat
Berikut adalah formula bagi pengiraan Overtime Claim dalam sistem MySyarikat:
Dapatkan jumlah gaji per jam
Formula :
= Basic ATAU Gross Salary / 26 hari / Jumlah jam bekerja (8 atau 7.5 jam)
Nota: Amaun 26 hari boleh rujuk pada bahagian Overtime working days in month
Nota: Jumlah jam bekerja boleh rujuk pada bahagian Standard Working Hours
Kira jumlah Overtime
Formula :
= Jumlah Gaji per Jam darab dengan Jumlah Jam Overtime darab dengan kadar Overtime (1.5, 2.0, 3.0, etc)
Nota :
1.5 = Hari bekerja
2.0 = Hari rehat
3.0 = Cuti umum
Penetapan Overtime Claim
Untuk penetapan Overtime Claim, pihak HR/Admin boleh rujuk langkah berikut:
Langkah 1: Klik System Setting
Langkah 2: Klik Payment
Langkah 3: On kan button Count approved Overtime into Payroll
Langkah 4: Pada ruangan Wage Calculation, pihak HR/Admin boleh pilih Basic Salary atau Gross Salary
Nota 1: Jika pada ruangan Wage Calculation dipilih Basic Salary, sistem akan kirakan amaun Overtime mengikut gaji basic staf
Nota 2: Jika pada ruangan Wage Calculation dipilih Gross Salary, sistem akan kirakan amaun Overtime mengikut gaji kasar staf (Gaji Basic + semua elaun)
Langkah 5: Isikan maklumat pada bahagian Overtime Cut-off Date
Nota: Bahagian ini adalah yang paling penting. Pihak kami cadangkan pihak HR/Admin tetapkan Overtime Cut-off-Date berdasarkan payroll cycle syarikat. Sebarang penetapan yang tidak mematuhi penetapan ini akan diabaikan
Contoh:
a) Jika amaun pada ruangan Overtime Cut-off Date dimasukkan 31 hari bulan, untuk payroll November, cycle cut off date yang akan masuk dalam payroll adalah dari 31/10/2023 hingga 30/11/2023
b) Untuk bulan yang mempunyai jumlah hari sebanyak 30 hari seperti September, jika amaun pada ruangan Overtime Cut-off Date dimasukkan 31 hari bulan, untuk payroll October, cycle cut off date yang akan masuk dalam payroll adalah dari 30/9/2023 hingga 30/10/2023
Langkah 6: Pada ruangan Compensation Rounded, pihak HR/Admin boleh pilih No Round, Round Up, Round Down
Nota 1: No Round merujuk kepada nilai Overtime tidak akan dibundarkan. Contoh: nilai Overtime adalah RM5.45 tidak akan dibundarkan kepada nilai lain, akan kekal kepada RM5.45
Nota 2: Round Up merujuk kepada nilai Overtime akan dibundarkan kepada nilai atas. Contoh : nilai Overtime RM5.45 akan dibundarkan kepada RM5.50
Nota 3: Round Down merujuk kepada nilai Overtime akan dibundarkan ke bawah kepada nilai yang lebih rendah. Contoh: nilai Overtime RM5.45 akan dibundarkan kepada RM5.40
Langkah 7: Isikan maklumat pada ruangan Overtime working days in month
Langkah 8: Klik Save Changes
Langkah 9: Pada ruangan Standard Working Hour, masukkan amaun yang dikehendaki
Nota Tambahan untuk pihak HR/Admin
Untuk amaun Overtime masuk dalam payroll secara automatik:
Staf perlu apply Overtime terlebih dahulu
HR wajib approve kan Overtime tersebut mengikut cycle cut off date Overtime.
- Untuk semak cut off date di dalam system setting boleh ikut langkah di bawah:
i. Klik System Setting
iii. Klik Payment
iii. Semak pada Overtime Setting
iv. Klik dan semak pada Overtime Cut-off Date
Contoh:
a) Jika amaun pada ruangan Overtime Cut-off Date dimasukkan 31 hari bulan, untuk payroll November, cycle cut off date yang akan masuk dalam payroll adalah dari 31/10/2023 hingga 30/11/2023
b) Untuk bulan yang mempunyai jumlah hari sebanyak 30 hari seperti September, jika amaun pada ruangan Overtime Cut-off Date dimasukkan 31 hari bulan, untuk payroll October, cycle cut off date yang akan masuk dalam payroll adalah dari 30/9/2023 hingga 30/10/2023
Payroll di generate selepas semua Overtime di approve dalam cycle cut off date Overtime
Jika payroll di generate baru Overtime di apply & di approve, amaun Overtime tersebut tidak masuk dalam payroll
Amaun Overtime tersebut perlu dimasukkan secara manual dalam payroll
Cara Kemaskini Amaun Overtime Dalam Payroll Staf
Untuk kemaskini amaun Overtime Claim dalam payroll, pihak HR/Admin boleh rujuk link tutorial berikut:
https://mysyarikat.crisp.help/en/article/versi-20-cara-kemaskini-amaun-overtime-claim-updateedit-overtime-claim-dalam-payroll-staf-5rwp5s/?bust=1706923783509
Sistem MySyarikat benarkan pihak HR/Admin untuk buat pilihan sama ada amaun Overtime Claim masuk ke dalam Payroll sahaja, Payment Voucher sahaja atau kedua-duanya sekali
Perlu diingatkan juga bahawa amaun gaji basic staf pada Employee Salary Table perlu disetkan juga. Jika amaun gaji basic tidak disetkan, permohon Overtime Claim akan menjadi RM0.00
Sebarang permohonan Overtime Claim akan terus dikira dalam payroll yang akan dimasukkan dalam bahagian Additional Item
Untuk Overtime Claim dalam Versi 2, terdapat 3 jenis pengiraan yang pihak HR/Admin boleh pilih.
Nota: From Application adalah mengikut Overtime Claim yang staf apply
Nota: By Policy adalah mengikut rate Overtime yang telah ditetapkan oleh pihak HR/Admin. Sistem akan paparkan semua rate Overtime Claim yang fixed & custom rate Overtime Claim yang pihak HR/Admin telah create pada System Setting > Claim > Overtime
Nota: Custom adalah pengiraan secara manual. Pihak HR/Admin boleh masukkan nilai Overtime Claim secara manual
Formula Pengiraan Overtime Dalam Sistem MySyarikat
Berikut adalah formula bagi pengiraan Overtime Claim dalam sistem MySyarikat:
Dapatkan jumlah gaji per jam
Formula :
= Basic ATAU Gross Salary / 26 hari / Jumlah jam bekerja (8 atau 7.5 jam)
Nota: Amaun 26 hari boleh rujuk pada bahagian Overtime working days in month
Nota: Jumlah jam bekerja boleh rujuk pada bahagian Standard Working Hours
Kira jumlah Overtime
Formula :
= Jumlah Gaji per Jam darab dengan Jumlah Jam Overtime darab dengan kadar Overtime (1.5, 2.0, 3.0, etc)
Nota :
1.5 = Hari bekerja
2.0 = Hari rehat
3.0 = Cuti umum
Penetapan Overtime Claim
Untuk penetapan Overtime Claim, pihak HR/Admin boleh rujuk langkah berikut:
Langkah 1: Klik System Setting
Langkah 2: Klik Payment
Langkah 3: On kan button Count approved Overtime into Payroll
Langkah 4: Pada ruangan Wage Calculation, pihak HR/Admin boleh pilih Basic Salary atau Gross Salary
Nota 1: Jika pada ruangan Wage Calculation dipilih Basic Salary, sistem akan kirakan amaun Overtime mengikut gaji basic staf
Nota 2: Jika pada ruangan Wage Calculation dipilih Gross Salary, sistem akan kirakan amaun Overtime mengikut gaji kasar staf (Gaji Basic + semua elaun)
Langkah 5: Isikan maklumat pada bahagian Overtime Cut-off Date
Nota: Bahagian ini adalah yang paling penting. Pihak kami cadangkan pihak HR/Admin tetapkan Overtime Cut-off-Date berdasarkan payroll cycle syarikat. Sebarang penetapan yang tidak mematuhi penetapan ini akan diabaikan
Contoh:
a) Jika amaun pada ruangan Overtime Cut-off Date dimasukkan 31 hari bulan, untuk payroll November, cycle cut off date yang akan masuk dalam payroll adalah dari 31/10/2023 hingga 30/11/2023
b) Untuk bulan yang mempunyai jumlah hari sebanyak 30 hari seperti September, jika amaun pada ruangan Overtime Cut-off Date dimasukkan 31 hari bulan, untuk payroll October, cycle cut off date yang akan masuk dalam payroll adalah dari 30/9/2023 hingga 30/10/2023
Langkah 6: Pada ruangan Compensation Rounded, pihak HR/Admin boleh pilih No Round, Round Up, Round Down
Nota 1: No Round merujuk kepada nilai Overtime tidak akan dibundarkan. Contoh: nilai Overtime adalah RM5.45 tidak akan dibundarkan kepada nilai lain, akan kekal kepada RM5.45
Nota 2: Round Up merujuk kepada nilai Overtime akan dibundarkan kepada nilai atas. Contoh : nilai Overtime RM5.45 akan dibundarkan kepada RM5.50
Nota 3: Round Down merujuk kepada nilai Overtime akan dibundarkan ke bawah kepada nilai yang lebih rendah. Contoh: nilai Overtime RM5.45 akan dibundarkan kepada RM5.40
Langkah 7: Isikan maklumat pada ruangan Overtime working days in month
Langkah 8: Klik Save Changes
Langkah 9: Pada ruangan Standard Working Hour, masukkan amaun yang dikehendaki
Nota Tambahan untuk pihak HR/Admin
Untuk amaun Overtime masuk dalam payroll secara automatik:
Staf perlu apply Overtime terlebih dahulu
HR wajib approve kan Overtime tersebut mengikut cycle cut off date Overtime.
- Untuk semak cut off date di dalam system setting boleh ikut langkah di bawah:
i. Klik System Setting
iii. Klik Payment
iii. Semak pada Overtime Setting
iv. Klik dan semak pada Overtime Cut-off Date
Contoh:
a) Jika amaun pada ruangan Overtime Cut-off Date dimasukkan 31 hari bulan, untuk payroll November, cycle cut off date yang akan masuk dalam payroll adalah dari 31/10/2023 hingga 30/11/2023
b) Untuk bulan yang mempunyai jumlah hari sebanyak 30 hari seperti September, jika amaun pada ruangan Overtime Cut-off Date dimasukkan 31 hari bulan, untuk payroll October, cycle cut off date yang akan masuk dalam payroll adalah dari 30/9/2023 hingga 30/10/2023
Payroll di generate selepas semua Overtime di approve dalam cycle cut off date Overtime
Jika payroll di generate baru Overtime di apply & di approve, amaun Overtime tersebut tidak masuk dalam payroll
Amaun Overtime tersebut perlu dimasukkan secara manual dalam payroll
Cara Kemaskini Amaun Overtime Dalam Payroll Staf
Untuk kemaskini amaun Overtime Claim dalam payroll, pihak HR/Admin boleh rujuk link tutorial berikut:
https://mysyarikat.crisp.help/en/article/versi-20-cara-kemaskini-amaun-overtime-claim-updateedit-overtime-claim-dalam-payroll-staf-5rwp5s/?bust=1706923783509
Updated on: 16/03/2024
Thank you!